企业要闻

在全球数字化转型的趋势中，业务单据实现从传统模式向数字化管理模式转变，企业通过智慧共享平台使日常业务更加智能化、自动化、标准化。这种转变不仅体现在财务数据处理的及时性与准确性，更推动了企业成本优化，极大促进了企业运营效率。在此关键转变中，财务共享单据的质量扮演着举足轻重的角色，它直接关系到数字化流程的运行效率与数据准确度。

面对智慧共享业务平台中海量单据处理需求与有限人工审核资源的挑战，财务共享中心部门亟须探索高效策略以优化单据质量，加速财务管理流程，深化业财融合，驱动财务人员快速转型。

一、背景概况

单据质量是企业运营不可或缺的一环。它不仅关系着日常业务的顺利开展，还直接影响到企业的长期发展和市场竞争力，企业应高度重视单据质量的管理和控制。财务共享中心通过采取制定详细管理制度、严肃单据审核标准、组织业务操作培训、增加单据抽样质检等系列措施，不断提升单据质量水平。

二、问题单据现状

在智慧共享平台任务池中，2024年前三季度累计平均退单率10.25%，退单率较高前三名单据分别为：受托代付单（22.22%）、固定资产变更单（11.27%）、物资暂估入库单（10.41%）。其中，受托代付单退回较高的前三类问题分别是摘要问题（30.84%）、收款方信息问题（15.98%）、支付方式选错（13.23%）；财务共享中心资金中心任务池前三季度共结算52123笔，退回单据共2403笔，占比4.61%。

单据退回率过高，不仅会降低办公效率，增加运营成本，还会影响合作方满意度和信任度，从而给公司的发展带来很大的负面影响。资金单据问题突出更会使企业面临多重资金合规性审查、税务审计等问题。

降效增本：单据被退回后，经办人需要修补材料，审核人员需要重新审核单据，重复处理工作，增加额外的人力、时间、沟通成本。

损害形象：问题单据对内影响公司业务开展进度，对外破坏客户信任感，宏观影响公司长期发展，微观影响个人工作考核。

资金风险：错误信息导致支付失败，单据重复导致重复支付，支付方式错误导致资金漏付，单据质量问题极大增加资金支付风险。

公司考核：问题单据的留滞与沟通不畅，严重降低共享任务单据的处理效率，单据退回率与处理周期同比攀升，制约公司在集团内部考核排名。

三、优化资金单据质量意义

资金是保障公司正常运转的基石，良好的资金管理制度是确保企业稳健发展的关键要素之一。财务人员要提高对资金管理重要性的认识，在工作中严控资金单据质量，严抓资金结算问题。

保障资金安全：单据是资金流动的凭证，准确、及时的单据能够确保资金支付的准确性，防止误付或欺诈行为。

优化数据分析：利用收付款明细台账及时清结民营企业工程款，运用资金收付款周转率方法分析追踪应收账款，显著降低坏账风险；利用合同收付情况全面评估项目合同履行质量。

支撑管理决策：准确、完整的业务数据是管理层进行决策分析的重要依据。高质量的单据能够确保数据的可靠性和时效性，为决策提供更可靠的支持。

减少额外成本：提供准确有效的信息能够避免误解产生，减少后续沟通需求以及错误修正所带来的时间、人力与金钱成本。

增强法律合规性：明确业务单据填报格式与内容要求，按照相关法律法规对单据和电子凭证进行妥善保管，确保公司在税务、审计等方面避免法律风险。

提高单位信誉：高质量的单据反映了业务人员的专业性和严谨性，有助于提升企业形象和外部单位合作意愿。

四、常见退回原因分析

针对2024年前三季度资金单据退回情况进行深入剖析，单据退回常见原因有以下方面：

岗位职责模糊：由于对专业业务的理解存在模糊性，同时缺乏有效的数据指导模板和完善的管理规则，加之工作职责划分不清晰，导致各岗位出现工作相互推诿现象，一旦出现问题，难以具体追溯责任归属，进而影响了单据的流转速度。

基础数据质量低：基础数据的录入缺乏统一的格式标准，导致数据统计结果呈现出多样化形态，难以统一分析和利用；另外，由于收款方信息发生变更，在系统里未得到及时更新，引发资金支付失败退单；再者，由于合同约定支付条件变更等问题产生纠纷，导致单据被退回。

系统运作异常：由于基础数据庞大，集团定期更新功能配置、系统定期数据维护、数据迁移等原因，随时可能导致系统功能性下降，影响单据流转；更由于系统参数设置不当、权限设置错误或功能接口对接错误，也可能导致单据传递异常，影响单据退回率。

权限配置滞后：当新组织成立、变更或审批节点人员发生调动、调整时，未及时在系统内更新权限设置或组织配置信息，引发业务单据传递审批节点缺失或单据传递错误，不仅扰乱正常的业务流程，还显著降低单据的流转效率。

单据操作不规范：特殊业务场景对单据填报有特殊要求，对单据的选择和填报细节容易出现疏漏。系统定期升级更新，旧的操作方法不适用新要求。

工作原则不坚定：单据审核环节相关人员未能执行严格的审查标准，工作原则底线低，直接通过问题单据等待从其他环节被退回，且在问题单据被退回后，不进行有效沟通并修改，而是直接重新提交错误单据，寄希望于在任务池中换由他人提单审批，能够侥幸通过；双方未结合业务商讨可行的解决方案，影响单据处理效率。

账户限额设置：企业账户的对私单笔限额、对公单笔限额、日均限额、月均限额、年累计限额，笔数限制等，未确保得到合理设置，当资金支付出现超限额、超笔数情况，不仅影响银企直联和财司直连支付率，更影响企业招投标进度、付民工工资等关键事项。

支付质量把控：账户收款未及时入账，导致账户余额赤字支付；或未及时提供代付清单，未审核代付表样是否符合银行系统标准，这些现象不仅增加退单率，还阻碍了交易的正常进行，也严重损害了对方单位对我们公司业务处理效率及信誉满意度。

附件问题：缺少支撑资料或情况说明，支付申请表信息填错位、审批签字不全、收款方信息与表单不一致，付款账号与实际支付账号不一致等，影响单据结算审核。

五、策略性改进措施

为提升单据质量，财务共享中心采取了一系列措施，包括制定详细的单据管理制度、严肃单据审核标准、组织具体业务操作培训、优化资金结算流程、定期单据抽样质检等。

通过与财务资金部协同合作，参与编写资金管理等5项财务与资金管理标准，详述资金业务专业名词、管理方法与原则，明确责任归属，统一附件模板，统一审批节点，减少模糊点，有效遏制业务单据审核流转过程中的互相推诿现象，缩短资金结算周期，优化资金结算管理体系。

核对并修正司库下所有银行账户信息，维护基础数据往来单位收款信息，督促各单位及时导入银行账户流水，定期保障银企对账工作完成，加强核对各单位应收应付台账与总账之间的勾稽，将应收应付总账与合同台账紧密关联等数据治理措施，致力全方位为企业的财务管理和决策提供可靠的数据支撑。

通过系统性的业务操作培训，深化财务人员业务敏锐度，使他们突破传统财务观念的局限，积极参与业务全流程管理的各个环节，极大地增进财务人员对业务运作的全面理解和认知，激发他们在实际工作中践行业财融合的理念，持续探索并创新工作方法；同时，财务人员树立并主动遵循高标准、严要求的职业精神，确保财务工作的高效与卓越。

构建一个专业的财务团队，不仅关注提升专业素养，更注重培养团队成员的沟通技巧与服务意识，强化与其他各部门间建立稳定且高效的联络机制，确保从源头上减少因沟通不畅或理解错误而引发的单据退回情况，从而全面提升团队的工作效率和协作效能。

通过优化资金结算流程，统一单据审核标准，确保单据处理的规范性和一致性；其次，明确单据类型及适用场景，对单据进行分类和定义，确保每个业务环节都能使用正确类型的单据；此外，还详细阐述单据的填写、审核等各个环节的具体操作要求，对单据的稽核流程、稽核要点和稽核标准进行明确规定，进一步提升资金结算的效率和准确性，降低单据处理的错误率和风险。

建立反馈与持续改进机制，每月定期组织组员对资金类单据抽查，问题单据及时登记总结，定期回顾分析退回原因，针对性提出改进措施，对问题单据问题类型及时公布提醒，做深做实单据质检工作。

建立业务单据稽核绩效考核制度，将单据处理效率纳入员工的绩效考核范畴，激励员工积极处理单据，同时，针对错误率偏高的单位建立公示警示制度，提醒员工在业务单据处理时保持严谨性。

六、结语

优化业务单据审核管理，是加强企业财务管理和内部控制的重要环节，对确保财务数据的真实性、精确性及完整性起着至关重要的作用，有效防范企业资金支付风险，为公司稳定发展提供保障。随着全球数字化浪潮的推进，业务单据转型数字化管理已成为不可逆转的趋势，借助智慧共享业务平台推动日常业务开展，不仅增强了财务数据的实时性和精准度，更极大促进了企业的成本节约与效率提升。

智慧共享业务单据管理要得到进一步完善，需要所有业务单位在每个环节严谨细微，严格把控单据管理标准。为助力公司的可持续发展目标，财务共享中心将矢志不渝地坚守初心，以高质量发展为核心驱动力，将提升管理效能作为贯穿始终的主旋律，着重强化基础管理的稳固性，将精益财务管理设定为重点目标，持续优化单据管理工作，确保数字化业务开展更为合理且高效，以此作为驱动公司高质量发展新篇章的强大引擎。

【责任编辑：韩佳福】